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¿Qué es, y para qué sirve un Control de Presencia?

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¿Que es un Control de presencia?

Un control de presencia laboral en esencia, es un sistema que permite controlar el tiempo que un empleado está trabajando, para ello hay que indicar mediante un fichaje, la hora de entrada y la hora de salida, las veces que sea necesario a lo largo de la jornada laboral.

¿Es lo mismo un control de presencia que un reloj de fichar?

No, un control de presencia no es lo mismo que un reloj de fichar o un dispositivo de control de acceso,  aunque estas últimas pueden ser complementarias.

El dispositivo de fichaje solamente le dará información de la hora de acceso y salida de un lugar, mientras que un control de presencia, dependiendo de su complejidad, permitirá una gestión más o menos avanzada de dicha información, y podrá almacenar la información para consultarla posteriormente.

Un control de presencia tiene las mismas funciones que un control horario laboral, pero le añade una serie de ventajas añadidas, dependiendo de su complejidad.

¿Qué ventajas tiene un control de presencia web?

Un sistema web o en la nube, nos puede ofrecer las mismas funciones y garantías de seguridad que un software instalado en un PC propio, y además nos permitirá una serie de ventajas:

  • Evita costes de instalación y mantenimiento
  • lo podemos usar en cualquier parte, ya que solamente necesitaremos un navegador con acceso a Internet y tendremos toda la información actualizada,
  • no tendremos que actualizar la versión cada poco tiempo,
  • Tampoco necesitaremos un servidor de almacenamiento propio, y sus correspondientes copias de seguridad,
  • Además le servirá para cualquier trabajador, esté donde esté siempre que tenga acceso a la web. No solamente en determinados locales

 

¿Pero yo necesito un sistema de control de presencia?

Si tiene una empresa, tiene la obligación de llevar un registro de las horas trabajadas cada día, al menos durante los últimos cuatro años, por cada uno de sus empleados, y ese registro ha de ser confirmado por el trabajador, ármese de paciencia si pretende hacerlo de forma manual…

Si tiene trabajadores a tiempo parcial, es obligatorio que cada mes, junto a la nómina, le entregue una copia resumen al trabajador de ese registro.

En el caso de trabajadores a jornada completa, en teoría y por el momento no hay obligación de registro de las horas ordinarias, sólo hay que contabilizar las horas extraordinarias, pero en la práctica también debe llevar este control de horas trabajadas, puesto que es la única forma de comprobar que no hay horas extra no contabilizadas. Si no contabiliza la jornada laboral al completo, no podrá demostrar que no hay horas extraordinarias.

Además la modificación de esa ley ya está en marcha, el 7 de mayo de 2018 se publicó la proposición de ley en la que se añade un nuevo apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, en los siguientes términos:

«9. A efectos de poder fiscalizar el cumplimiento de las normas mínimas de control del tiempo de trabajo contenidas en la presente sección, la duración horaria diaria del tiempo de trabajo deberá quedar registrada por la empresa.
El registro horario de jornada deberá ser de libre acceso para el trabajador así como para los representantes legales de los trabajadores en la empresa, quienes podrán solicitar a la dirección de la empresa la certificación documental cualquier asiento del registro de jornada, estando la empresa obligada a su expedición.
La empresa deberá entregar al trabajador un resumen mensual horario de la jornada realizada.
El registro de jornada deberá estar asimismo a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»

Se puede ver el documento completo en este enlace: http://www.congreso.es/public_oficiales/L12/CONG/BOCG/B/BOCG-12-B-256-1.PDF

Actualización: el Gobierno anunció el día 1 de agosto que se activó el Plan Director por un Trabajo Digno

Una vez aclarado todo esto,

¿Por qué elegir un control de presencia avanzado? 

Un control de presencia avanzado además de darnos información de la jornada laboral de los empleados, nos permite gestionarlos de forma eficaz, informándonos de las incidencias, éste es el caso de Checkingjob, que entre otras ventajas:

  • Le permitirá crear una serie de reglas en las incidencias de marcaje, para dar un margen de cortesía (a determinar), o  generar un aviso, o un toque de atención al empleado, y todo ello de forma automática.
  • Tendrá un cuadro de mandos en el que podrá obtener información de los costes e ingresos generados por hora.
  • Permite crear los horarios de cada trabajador y establecer cuadrantes, turnos y calendarios de trabajo, vinculados o no a un cliente específico,
  • Ofrece la posibilidad de fichar con geolocalización y establecer rutas
  • Podrá establecer tres tipos de usuario: empleados,o colaboradores, de clientes y de empresa.

Descarga gratis la plantilla Excel del registro diario de la jornada laboral.

Una hoja modelo de Registro de la jornada laboral, que podrás utilizar para tu empresa.

Una hoja explicativa de Checkingjob, llamada Histórico de fichaje. Esta plantilla sirve como ejemplo para que puedas visualizar todas las ventajas que obtiene una empresa al matener sus datos bien ordenados y registrados.

El informe histórico, es una descarga de datos que se puede realizar desde el control horario de Checkingjob (formato Excel). Este informe te brinda la posibilidad de crear cuantas consultas de agrupación y filtros personalizados necesites.

Se utiliza para hacer un seguimiento de los datos registrados de todos los trabajadores.

En cada fila del informe de control horario, se muestra una comparativa entre las horas y minutos previstos que cada trabajador debería haber trabajado según su jornada laboral, y las horas y minutos que realmente ha trabajado según sus propios registros. Esto permite identificar qué trabajadores registran correctamente su jornada y lo hacen de forma incorrecta.

Si un trabajador está realizando un registro incorrecto de su jornada, el encargado personal puede llamar su atención al respecto. La interpretación de los datos introducidos a través de este informe es crucial y ventajosa para la empresa por varias razones:

  1. Permite identificar a los empleados que cumplen adecuadamente con sus horarios y aquellos que pueden necesitar una revisión o seguimiento adicional.
  2. Facilita la detección de posibles problemas de puntualidad o asistencia, lo que ayuda a mejorar la productividad y la gestión de recursos humanos.
  3. Evita falsas horas extra
  4. Proporcione una visión general de la eficiencia laboral y permita tomar decisiones informadas para optimizar la estimación de tareas y recursos.
  5. Ayuda a asegurar el cumplimiento de las normativas laborales y los acuerdos contractuales.

En resumen, el informe de control horario de Checkingjob, con su capacidad de descarga, consultas y filtrado, brinda una valiosa herramienta para gestionar el seguimiento de los registros laborales y mejorar la eficiencia y el cumplimiento en la empresa.

admin

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Detrás de las empresas están las personas que dedican su creatividad y esfuerzo en pro de un cometido común al conjunto del negocio. Todo producto tiene su historia, un comienzo que da valor al resultado. Nuestra empresa ha dedicado muchos esfuerzos, desde su comienzo en 1997 a reducir el gasto y aumentar la productividad por medio de aplicaciones útiles que resuelvan problemas. Aplicaciones fáciles de usar y productivas para tomar decisiones. Esta filosofía es la que nos inspiró a trabajar en el registro de la jornada laboral mucho antes de su implantación como uso obligatorio.

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