Control de presencia

Responsabilidad del tratamiento de los datos de un control de presencia

Quién es responsable del tratamiento y quién dueño del registro

En caso de externalizar el control horario. Se ha de tener en cuenta, que la empresa es la responsable del tratamiento de los datos y dueño del registro. Mientras que el proveedor del servicio, es el encargado del tratamiento. Ambas entidades deben firmar el correspondiente contrato de encargo, tal y como establece el artículo 28, del nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos.

¿Tiene usted firmado el contrato de protección de datos con su Gestor del Registro de la Jornada laboral?

Las multas por incumplimiento de la RGPD son mucho más cuantiosas que las multas por infracción del registro de la jornada laboral.

El Reglamento establece una definición de lo que debe entenderse por “encargado del tratamiento”, sin embargo pudiera suceder que en la práctica no resulte fácil delimitar esta figura de la del responsable. Pues bien, al objeto de realizar esa distinción, será necesario determinar quién decide sobre la finalidad del tratamiento y los usos que se realicen de la información, por cuanto este será el responsable. En cambio, el encargado del tratamiento debe de llevar a efecto las instrucciones que reciba de quien le encomienda un determinado servicio al objeto de realizar un adecuado tratamiento de los datos a los que tenga acceso.

Con respecto a las concretas obligaciones de los encargados debemos señalar que -contrariamente a lo que sucedía en la Directiva derogada y en la legislación nacional en la materia- el RGPD impone de forma expresa determinadas obligaciones a los encargados.

En consecuencia, los encargados deben asumir el cumplimiento de las obligaciones que establece el RGPD, de forma que aquellas ya no se circunscriben única y exclusivamente a los términos del contrato suscrito con el responsable, sino que se configuran como obligaciones propias, y por tanto independientes a las que -en su caso- puedan asumir contractualmente.

Estas obligaciones específicas podrán ser supervisadas por las autoridades de protección de datos, sin perjuicio de la fiscalización que puedan realizar en relación con el cumplimiento del Reglamento o de la LOPDGDD por parte del responsable del tratamiento. Así, son obligaciones del encargado:

– La suscripción un contrato u acto jurídico con el responsable (artículo 28 RGPD) que constará por escrito, inclusive en formato electrónico. Este contrato deberá establecer el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y categorías de interesados, y las obligaciones y derechos del responsable. En particular estipulará que el encargado:

– Tratará los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del responsable, inclusive con respecto a las transferencias de datos personales a un tercer país o una organización internacional.

– Garantizará que las personas autorizadas para tratar datos personales se hayan comprometido a respetar la confidencialidad o estén sujetas a una obligación de confidencialidad de naturaleza estatutaria.

– Tomará todas las medidas necesarias.

– Asistirá al responsable, teniendo cuenta la naturaleza del tratamiento, a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, siempre que sea posible, para que este pueda cumplir con su obligación de responder a las solicitudes que tengan por objeto el ejercicio de los derechos de los interesados.

– Ayudará al responsable a garantizar el cumplimiento de las obligaciones.

– A elección del responsable, suprimirá o devolverá todos los datos personales una vez finalice la prestación de los servicios de tratamiento, y suprimirá las copias existentes a menos que se requiera la conservación de los datos personales y

– Pondrá a disposición del responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas, así como para permitir y contribuir a la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por parte del responsable o de otro auditor autorizado por dicho responsable.

– Deben mantener un registro de actividades de tratamiento (artículo 30 RGPD) que constará por escrito, inclusive en formato electrónico, que contenga: el nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado, y, en su caso, del representante del responsable o del encargado, y del delegado de protección de datos.

Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable, en su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49, apartado 1, párrafo segundo, la documentación de garantías adecuadas y cuando sea posible, una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad.

De cualquier modo, téngase en cuenta que este registro de actividades solo será exigible cuando se emplee a más de 250 personas o el tratamiento que realice pueda entrañar un riesgo para los derechos y libertades de los interesados, no sea ocasional, o incluya categorías especiales de datos personales o datos personales relativos a condenas e infracciones penales.

Las Administraciones Públicas deberán publicar a través de medios electrónicos dicho Registro de actividades (art. 77.1 LOPDGDD).

– Deben cooperar con la autoridad de control (artículo 31 RGPD), facilitando la información que esta le solicite y cumpliendo lo que esta ordene en el desempeño de sus funciones.

– Deben determinar las medidas de seguridad aplicables a los tratamientos que lleven a cabo (artículo 32, RGPD), teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como riesgos de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas, para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo. Además se tomarán medidas para garantizar que cualquier persona que actúe bajo la autoridad del responsable o del encargado y tenga acceso a datos personales solo pueda tratar dichos datos siguiendo instrucciones del responsable, salvo que esté obligada a ello en virtud del Derecho de la Unión o de los Estados miembros. Ademásm el encargado podrá conservar los datos, aunque bloqueados, para el caso de que pudieran derivarse responsabilidades de su relación con el responsable (art. 33.4 LOPDGDD)

– Deberá comunicar las violaciones de seguridad, de las que tenga conocimiento, al responsable (artículo 33.2RGPD) sin dilación indebida, para lo que se deberá establecer un procedimiento adecuado de comunicación (generalmente se reconocerá dicho procedimiento en el contrato de encargo de tratamiento).

– Deben designar a un Delegado de Protección de Datos en los casos previstos en el artículo 37 RGPD y en el artículo 34 de la LOPDGDD. (Véase el tema: Delegado de Protección de Datos), si bien, se podrá nombrar de manera voluntaria.

– Asimismo, toda vez el Reglamento contempla la posibilidad de que los encargados pueden adherirse a códigos de conducta, conforme establece el art. 40 RGPD, tal adhesión pudiera suponer la asunción de determinadas obligaciones. Esta adhesión podrá utilizarse como elemento para demostrar la existencia de las garantías suficientes en el marco de las transferencias de datos personales a terceros países u organizaciones internacionales.

En todo caso, debemos tener presente que el hecho de que el RGPD establezca determinadas obligaciones al encargado del tratamiento, ello no determina una minoración en la responsabilidad del responsable del tratamiento por cuanto que será este quien determine tanto la existencia del tratamiento de datos como la finalidad del mismo. Además, pudieran ser exigibles otras obligaciones en virtud de lo estipulado en el contrato firmado con el responsable del tratamiento.

El registro de la jornada laboral es muy serio

El registro de la jornada laboral es muy serio

El Registro de la jornada laboral ``no es una medida Española``, es una medida Europea, que en todos los estados miembros debemos cumplir

Mediante sentencia de 14 de mayo de 2019 (C-55/18), el Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas (TJCE) dictaminó que los Estados miembros deben exigir a los empleadores que establezcan un sistema para medir las horas de trabajo diarias de sus empleados. Los Estados miembros deben tomar todas las medidas necesarias para garantizar que los trabajadores se beneficien de los períodos de descanso mínimos diarios y semanales y el límite de tiempo de trabajo semanal promedio de la Directiva sobre el tiempo de trabajo. Solo de esta manera la protección de la salud de los trabajadores mediante la Carta de los Derechos Fundamentales de la UE y la Directiva sobre el tiempo de trabajo puede ser efectivamente controlada por las autoridades públicas y los tribunales.

Registro de tiempos para la protección de los derechos de los trabajadores de la UE

Sin un sistema que mida las horas de trabajo diarias, sería extremadamente difícil o incluso prácticamente imposible para los trabajadores hacer valer sus derechos, dijo el TJCE. Para la cuestión de si se respeta el descanso mínimo o el tiempo de trabajo semanal máximo, la determinación objetiva y confiable de las horas de trabajo diarias y semanales es, por lo tanto, esencial. Una disposición que no requiere que los empleadores registren sistemáticamente el tiempo de trabajo pone en peligro el propósito protector de la Directiva sobre el tiempo de trabajo (protección de la seguridad y la salud).

Los modelos de tiempo de trabajo deben ajustarse

Según la jurisprudencia del Tribunal de Justicia de las Comunidades Europeas, todo el tiempo de trabajo debe estar completamente documentado. Es posible que sea necesario cambiar los sistemas de grabación de tiempo existentes. Si se ha acordado un acuerdo de la compañía sobre las horas de trabajo, puede ser necesario un ajuste. Es posible que sea necesario repensar los modelos de horarios de trabajo flexibles, sin mencionar el esfuerzo burocrático involucrado en registrar el tiempo de cada empleado.

En Checkingjob sabemos que adaptar un control de presencia a una empresa que tenga horarios flexibles podría ser complicado, pero con nuestro sistema Flexible de horario libre controlado la dificultad se ha terminado. Puede contactar con nosotros para saber mas….

Registro de la jornada laboral “Fácil”

El registro de la jornada laboral es muy fácil con Checkingjob:

Solo tiene que elegir la método de fichaje y configurar la tarjeta de registro del empleado, de acuerdo con el método elegido. Usted puede elegir una o varias formas de fichaje combinadas según las circunstancias. Por ejemplo:

  • Jornada laboral en un solo dispositivo para todos los trabajadores en una sola ubicación con clave personal, escaneando un QR con el móvil y con tarjeta (incluye el nombre del dispositivo en el informe de fichaje o la ubicación de donde se encuentra el dispositivo o el nombre que se le puede dar a una ubicación determinada, por ejemplo Obra 1)
  • Fichaje de Jornada laboral con el móvil a través del navegador con clave personal. (Incluye el nombre del dispositivo en el informe de fichaje o la ubicación de donde se encuentra el dispositivo o el nombre que se le puede dar a una ubicación determinada, por ejemplo Obra 3)

 

  • Crear ruta en CheckingjobFichaje de la jornada laboral con el móvil a través de la App (Incluye la geolocalización o el nombre del punto de fichaje, por ejemplo Obra 4)
  • Fichaje de Ruta y puntos de ruta, que son tareas dentro de la jornada laboral (Incluye la geolocalización, vistas panorámicas de las rutas, informe de realización de la tarea y tiempos de entrada y salida en comparación con las programadas)
  • Fichaje de jornada laboral y tareas en Ruta en un solo botón (Incluye la geolocalización, vistas panorámicas de las rutas, informe de realización de la tarea y tiempos de entrada y salida en comparación con las programadas), es muy útil para empresas que realizan servicios a clientes y contratan al trabajador por horas mensuales.

 

Con checkingjob, se puede fichar desde distintas ubicaciones, porque todos los datos van al mismo servidor y se pueden combinar todos los métodos de fichaje como ya hemos comentado.

Si le ha gustado y quiere probar solo tiene que enviarnos sus datos y le preparamos una prueba a su medida para que no tenga que perder el tiempo en configurarla usted mismo.


Fichaje-Libre

Describe el Fichaje Libre

El fichaje libre de los empleados,

Significa que no está vinculado a un turno y que por lo tanto se irán contando las horas transcurridas entre las entradas y las salidas. Eso está muy bien “pero tiene sus consecuencias”.

Como ya se ha comentado en todas las ocasiones, evitar las multas y lo que se derive de ellas, es lo más importante y para ello uno de los requisitos es tener turnos previstos para poder ficharlos y que esos turnos coincidan con los contratos. Sin embargo hay excepciones, como los contratos por horas. En dicho contrato, también debe de haber turnos predefinidos, pero muchas veces el actualizarlos en una aplicación puede ser engorroso para el empresario.

Por ello Checkingjob dispone del fichaje libre, pero debemos referirnos a él con cautela ya que al no tener condicionantes debe ser tomado con mucha responsabilidad.

¿Que quiere decir que debe ser tomado con mucha responsabilidad?

Quiere decir que, la persona que lo use no tendrá restricciones, como por ejemplo, no se sabrá si ha llegado pronto o tarde, permitirá el fichaje de entrada fuera de horario, no cerrará las salidas automáticamente si se le olvida al empleado, no podrá enviarse toques de atención por incidencias.

A continuación explicamos brevemente las características del fichaje libre de checkingjob:

Es el tipo de turno que se utiliza para llevar el registro de Empleados que no tienen un turno definido.

Por ejemplo si un Empleado está contratado por 20 horas semanales que serían un total de 80 horas mensuales, cada vez que ficha una entrada y una salida, el programa hace un recuento de horas. Este informe de recuento de horas lo podemos ver en cobertura de empleado y en Informes de Inspección.

¿Cómo se realiza el seguimiento para para evitar excesos de horas o lo contrario?

  • El sistema envía un correo electrónico a los administradores avisando de que ya se han cumplido las horas.
  • Podemos descargarlo en Excel y crear tablas dinámicas y filtros que queramos.
  • El programa lleva sumario.

HORAS A COMPENSAR

El turno libre no dispone de horas a compensar ya que si se gastan las horas de contrato, simplemente aumentan las horas trabajadas y en los próximos meses se puede ir compensando.

DESVÍO

El turno libre no dispone de desvío de horas, ya que su contrato es semanal o mensual por horas y no debe cumplir un turno diario exacto.

 

TURNO

  • El turno libre no atiende a ningún turno predefinido
  • El turno libre se puede acotar por días. Por ejemplo, que solo pueda fichar, lunes, miércoles y viernes.
  • El turno libre atiende a las horas de contrato de la ficha del Empleado o el usuario.

Por lo tanto:

  • No atiende a la tabla RIM” (Minutos de cortesía que concede la empresa)
  • Puede fichar tantas veces como quiera, entradas y salidas (menos en el caso de las rutas)
  • No contempla almuerzos
  • El programa no cierra los fichajes, se quedan en curso pendientes de cierre.
  • El cierre del fichaje solo lo puede realizar el administrador.
  • Los cambios de Fichaje y cierre se van al apartado modificaciones del Fichaje
  • Si el fichaje no se cierra y el empleado pretende hacer una entrada, el programa le pedirá que primero cierre la salida.

Como medidas de contención para la empresa tenemos:

  1. Permisos de fichaje de días a la semana.
  2. Margen de Horas es de 00:00 a 23:00H
  3. Fecha de Inicio de Fichaje.
  4. Si se cambian los permisos de contención (siempre en la ficha del Empleado), el permiso comienza a dar efecto de dos formas dependiendo de:
    • Si no ha fichado: El permiso hará efecto el mismo día
    • Si ha fichado, hará efecto al día siguiente.

¿Que debería tener en cuenta antes de comprar un control de Presencia?

¿Que significa registrar el horario laboral legalmente?

Fichaje Legal significa que el medio que se utilice para registrar la jornada Laboral debe ser inviolable e inalterable. Significa que deben quedar rastros de todas las modificaciones, que debe guardar un histórico indestructible durante al menos cuatro años y que dicho medio debe cumplir con los requisitos que exige la Ley de protección de datos evitando almacenar los llamados Datos Sensibles como son la Hueya Dactilar o el Reconocimiento Facial entre otras.

7 Cuestiones básicas ``a tener en cuenta`` antes de comprar un control de presencia, para que sea una realidad, evitar las multas

Una cosa es lo que dice la Ley y otra, en que se basan los inspectores de trabajo para comprobar que esa ley se cumple:

El exceso de horas registradas se convierten en horas extras por lo tanto

  1. El programa debe permitir limitar los registros y reedirigirlos como incidencia de registros “no válidos”, creando un aviso de los registrados fuera del horario laboral para tratarlos.
  2. Que el programa contenga márgenes de cortesía de entradas, salidas y almuerzos para cumplir con los convenios o la política de la empresa.
  3. Debe contener Seguridad de inviolabilidad de los registros
  4. Que el Adquiriente o Empresario pueda cumplir con La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de 4. Datos de Carácter Personal(LOPD)
  5. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOEA199923750

4. Que el programa cumpla con la normativa de las claves criptográficas: https://www.incibe.es/protegetuempresa/blog/desempolvandopoliticasseguridadlascontrasenas

5. Que su sitio web cuente con un certificado de Seguridad en internet: https://www.certsuperior.com/CertificadosSeguridad.aspx

6. Que el programa cumpla con la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSICE) https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2002-13758

7. Que sus datos estén alojados en un servidor de confianza y mantenga sus registros a salvo al menos 4 años. https://es.wikipedia.org/wiki/DigitalOcean

¿Qué preguntas necesita hacerse a si mism@ para comprar el control de presencia adecuado a las necesidades de su compañía?

  • ¿El fichaje es itinerante, fijo o ambos?
  • ¿Necesita comprobar que el fichaje se realiza en la dirección que ha ordenado?
  • ¿Quiere dispositivos específicos con instalación o prefiere usar dispositivos modernos como tableta, ordenador y móvil?
  • ¿Por qué método de fichaje quiere decidirse?…Tarjeta, contraseña, huella dactilar, detección facial.
  • ¿Qué requisitos legales necesito si me decido por la huella dactilar o facial?

https://protecciondatos-lopd.com/empresas/datos-biometricos/#Los_datos_biometricos_en_la_nueva_normativa

Evite las implicaciones negativas de no fichar adecuadamente

  • ¿Debería su empresa dejar fichar al empleado fuera de su horario?
  • ¿Se pueden modificar los registros de jornada por equivocaciones?
  • Si a alguien se le olvida fichar la salida no hay nadie que lo vigile¿Qué ocurrirá?
  • ¿Qué sucede si al finalizar la jornada no se ficha?
  • ¿Cómo deben contabilizarse las horas extras según la Ley?
  • ¿Qué implicaciones tiene fichar fuera de horario?

  • ¿Cómo se debe registrar la jornada laboral para evitar sanciones?
  • Checkingjob responde: Se debe de fichar haciendo coincidir el fichaje con:
  1. El horario, coincidiendo con lo firmado en el contrato de trabajo
  2. El convenio Laboral

¿Porqué debería elegir checkingjob?

PORQUE CHECKINGJOB DISPONE DE ``VENTAJAS ADICIONALES`` QUE LA MAYORIA ``NO TIENEN``

Ventaja

LA APLICACIÓN ESTÁ HECHA PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD DE LA EMPRESA, AHORRANDO TIEMPOS EN TODOS LOS SENTIDOS.

El fichaje es obligatorio debido a las exigencias sindicales pero cada vez más necesario debido, para adaptarse a la nueva psicología de los RRHH (la falta de actitud) en el mundo empresarial.
Desde Checkingjob , nos adaptamos para cumplir con la Ley pero añadimoslos extras necesarios para cumplir con la empresa.

Ventaja

   FICHAJE-CONTROLAR LA PRESENCIA Y EL TIEMPO EN TODO TIPO DE ENTORNOS

Se pueden fichar jornadas, extras, compensatorias, almuerzos, permisos, tareas, confirmación de clientes , rutas y destinos de ruta, tanto por geolocalización como itinerantes o en estaciones Fijas. Tiene una bolsa de horas a recuperar completamente legal y exigible, fácil de programar en un solo clic.
La tabla Rim motiva a fijar el foco en lo importante, evitando que le lleguen incidencias que no necesita ver.

Ventaja

   OFRECER JURISPRUDENCIA

Obtener una trazabilidad total de cada evento que se vaya produciendo en la empresa es una garantía inequívoca de veracidad ante cualquier problema de interpretación de los hechos.
Los despidos por falta de actitud que no quedan registrados (retrasos, faltas, bajas continuadas…) producen anualmente unas pérdidas empresariales del 15% de su facturación anual.
Por otro lado ofrece la flexibilidad y oportunidad de poder modificar cualquier equivocación, cambio de opinión o imprevisto dejando el rastro de rigor.

Ventaja

   AYUDAR A PROSPERAR

Gracias a la visión Global (desde el usuario maestro podrá ver y filtrar por todas o varias tiendas) que ofrece como Multi-Empresa, Multi-Usuario, multi- turno, multi-fichaje y API para programas de otros suministradores, podrá crecer observando el comportamiento de varias delegaciones, comprobar el rendimiento del tiempo con sus clientes, colaboradores o empleados. Comprobar estadísticas usando los filtros por tipo de usuario, delegación o tienda.

Ventaja

   OFRECEMOS VISIÓN GLOBAL MOSTRANDO LOS IMPACTOS DE LAS ACTUACIONES

Los informes pre-diseñados le ayudan a tomar decisiones con total seguridad.
El cuadro de mandos le ayuda a vigilar su negocio de un solo clic.
La tecnología de Fabricación es de lenguaje y programación abierta y libre lo que significa que siempre estará en la última generación tecnológica.

Ventaja

  PLANIFICACIÓN-AHORRO DE TIEMPO

Gracias al modelo de semáforo ideado para Checkingjob, la planificación será extraordinariamente sencilla, pudiendo en ese mismo cuadrante asignar o agendar empleados disponibles dentro del horario del cliente o agendar tareas en tiempos disponibles.
En cuanto a planificar las vacaciones tiene facilidades extraordinarias:
Puede asignarlas personal o grupales. Reconoce las vacaciones disponibles en fecha y tiempo. Le va mostrando en que estado se encuentran los servicios mínimos.

El módulo de solicitudes hace un papel extraordinario en planificación ya que se integran automáticamente a la aceptación. La inserción automática de fechas una vez aprobadas modificadas o eliminadas impacta en todo lo demás como por ejemplo en horas a compensar y sirve de vía para los justificantes necesarios. También puede llevar el recuento de solicitudes escolares, o solicitudes de asistencia a comedores, etc. Lo que permite planificar la asistencia de cualquier evento.

Control horario ¿A quien beneficia?

¿A quien beneficia el control horario obligatorio?

  • La obligatoriedad de controlar las horas trabajadas mediante un registro diario, con carácter general, es una propuesta dentro de la reforma laboral que el Ministerio de trabajo ha anunciado el  gobierno a sindicatos y empresarios.
  • Lo que sabemos hasta ahora es que, la propuesta incluye la obligatoriedad de fichar en el trabajo, esto es, que obligará a las empresas a establecer un sistema de control horario para registrar la jornada, de modo que los trabajadores tendrán que fichar a la entrada y a la salida de su jornada laboral.
  • Desde que se ha hecho público que el Ministerio de trabajo ha enviado un nuevo borrador de la reforma a sindicatos y empresarios, la polémica está servida; en principio, los sindicatos lo ven como una medida positiva, y la patronal no se muestra muy de acuerdo con esta medida, veamos cuales son las razones que aporta cada uno:

Argumentos de los sindicatos a favor de la medida:

  • Sin un control de las horas trabajadas, es difícil que haya un control horario estricto, no se puede saber si un trabajador está “fuera de su horario de trabajo”, haciendo horas extra sin remunerar y cotizar por ellas.
  • El control de la jornada y de los horarios es “una medida fundamental” para poder controlar la contratación a tiempo parcial y para eliminar la contratación en ‘B’.
  • Este sistema ayudará también a la Inspección de Trabajo.
  • “No tiene ni pies ni cabeza que se proteste por el sobrecoste, porque todas las empresas tienen un sistema informático, lo que permite acabar con la impunidad”
  • “los empresarios tienen que saber que se ha acabado la barra libre y que es necesario que los trabajadores y las empresas sepan cuándo trabajan y cuándo no y en qué condiciones”

Argumentos de la patronal en contra de la propuesta:

  • Los empresarios consideran que “ya existen mecanismos de control horario”
  • Supone “un cambio hacia lo antiguo”,
  • Aumenta la burocracia y los costes empresariales,
  • Tiene “problemas reales de aplicación”,
  • Elimina las medidas de flexibilidad interna y de conciliación
  • Es “de muy difícil aplicación” para las pequeñas y medianas empresas.

¿Quién tiene razón respecto al control de horas trabajadas?

  • Pues, hasta que no se conozcan más detalles de la propuesta, será difícil conocer cuál es la realidad, en cualquier caso, y suponiendo que se aplique la lógica en la elaboración de esta normativa, sí que habría que aclarar algunos puntos al respecto:
  • Lo cierto es que esa propuesta no es más que la respuesta a una petición de la Inspección de Trabajo, ya que, (de acuerdo con algunas sentencias anteriores del Tribunal Supremo y de la Audiencia Nacional,) si no se modifica el estatuto de los trabajadores, y se establece como obligatorio el control horario con carácter general, los inspectores no pueden exigir el horario de trabajo real, y sin este, es muy difícil poder demostrar la existencia de horas extra,o si se está incumpliendo el contrato.
  • ¿Qué sería lo más lógico?, una propuesta que lograse acercar las posturas de de sindicatos, gobierno y patronal, o al menos, que cumpliera con la mayoría de sus exigencias:

¿Es necesario establecer un control del horario laboral de los trabajadores?

  • Si, es necesario para evitar fraudes, tanto por parte del trabajador, como por parte de la empresa. La información es necesaria para poder defenderse en cualquier caso.

¿Es necesario un control de accesos, mediante sistemas biométricos o lectores de huella dactilar?

  • No, no es necesario, salvo en los casos que lo exija la propia seguridad de la empresa, existen sistemas de control de presencia que evitan la suplantación de identidad a un nivel aceptable, y no necesitan de terminales físicos de alto coste.

¿Afectará esta ley a la flexibilidad laboral, a la conciliación familiar, al tele trabajo, a los contratos por tareas y proyectos, o a otras ventajas obtenidas en acuerdos por empresas y trabajadores?

  • Si no se exige la implantación de terminales de control, o a una máquina para fichar física, esta medida no tiene porqué afectar a ninguna de estas ventajas, y además se equipara  as los empleados que trabajan en una oficina o lugar determinado con aquellos que desarrollan su jornada de forma itinerante.

¿Será esta medida efectiva en cuanto al fraude laboral?

  • Es difícil de aventurar, teniendo en cuenta que aún no conocemos los pormenores de la misma, si bien, aunque sólo sea como medida disuasoria para aquellos que no cumplen con la ley, seguro que tiene efectos positivos; lo que sí está claro es que al menos será una herramienta más para poder defenderse en caso de disputa

¿Será una medida difícil de implantar, especialmente para las pymes?

  • No necesariamente, porque ya existen en el mercado sistemas para controlar las horas trabajadas que no precisan de un desembolso económico considerable, se pueden usar en todo tipo de trabajos y horarios, y además aportan otras ventajas adicionales para la gestión de los recursos humanos.
    • En el caso del control de presencia Checkingjob, además de controlar las horas trabajadas permite:
    • la gestión de los cuadrantes de turnos
    • Solicitudes y gestión de las vacaciones,
    • solicitudes y gestión de permisos o cambios de turno
    • el control de servicios mínimos
    • Facilita la comunicación corporativa a través de comunicados y mensajería interna
  • Además incluye un módulo de planificación que permite la planificación y el control de tareas asignadas a clientes (si es necesario), lo que permite una mejor gestión del tiempo y muestra la información actualizada de la empresa en un sencillo informe que ayuda a tomar decisiones de negocio.

¿Como se ficha con Checkingjob?

¿Como se ficha con el Control de Presencia Checkingjob?

Cuando se crea una instancia, (a lo que mucha gente llama descarga), lo que se realiza realmente, es una página web vacía de contenido, en un entorno seguro de un servidor y totalmente personalizado para cada empresa en forma de celda individual por cliente. Nosotros ofrecemos la estructura y el cliente rellena los datos.

El tipo de fichaje es siempre vía web y se puede realizar de dos formas:

1 – Fichaje desde fuera de la App:

 A) Con una clave personal: para fichar se introduce la clave personal en la pantalla)

 B) Con una tarjeta de proximidad o RFID: Se pasa la tarjeta por el lector conectado al PC (Un lector puede ser económico pero es la opción más cara de mantener por las tarjetas).

  C) Mediante escaneo QR: (especial para personas que trabajen en direcciones diferentes como delegaciones o franquicias). El usuario selecciona el motivo de fichaje, y el código de fichaje QR que aparezca en pantalla se escanea con la aplicación instalada en el móvil.

Se pueden configurar tantas pantallas como se precisen sin coste alguno, tanto individuales para cada usuario, o una pantalla (o varias) para todos los usuarios.

Hablamos de pantallas, porque también se puede configurar una tablet o un móvil (siempre con conexión a Internet), y no necesariamente tiene que ser un ordenador.

Les mostramos como ejemplo nuestra pantalla para que se observe lo sencilla que es:

 

Pantalla de acceso Control de presencia Checkingjob

2- Fichar desde dentro de la App:

  Si el administrador del sistema considera oportuno ofrecer este privilegio a un usuario del control horario, solo tiene que hacer clic en su configuración de tarjeta de fichaje, bien al darlo de alta, o puede modificarlo posteriormente.

Configuración de tarjeta de acceso Control de presencia Checkingjob

Cuando el usuario acceda al sistema, en la pantalla de inicio verá el botón de ir a fichar. En este caso no tiene que configurarse la pantalla, porque automáticamente se configura sola para ese momento. Esta opción para un usuario de oficina no es aconsejable si utiliza la App móvil, ya que podría fichar desde cualquier sitio.

Esta opción está pensada para usuarios a los que se les crea una ruta y fichan los puntos de ruta por geolocalización además de fichar su turno, almuerzo, permisos… desde el interior de la aplicación. En todo caso esta opción es solo cuestión de un click, por lo que se puede poner y quitar (siempre por parte del administrador) a gusto del consumidor.

 

Opciones al fichar

Existen dos tipos de turnos y por lo tanto dos opciones:

1- Fichaje en Turno libre:

Al turno libre se le crea un horario igual que al turno asociado, pero no crea incidencias, no ficha almuerzos ni permisos forzosos, sólo entradas y salidas. El programa reconoce la entrada y la salida y no se elige. El turno libre acumula las horas de trabajo y dispone de todos los informes igualmente pero con la ventaja de libertad en entradas y salidas.

 

*Permisos forzosos son los que no se solicitan con antelación. Se sale del trabajo por fuerza mayor, se le dice al programa fichando quedando pendiente de subir el justificante a su espacio personal.

 

 2- Fichaje en Turno asociado:

En el turno asociado no se elige entrada o salida porque el programa lo reconoce como en el turno libre. En cuanto a almuerzos y permisos forzosos, si que se eligen, ya que es muy aleatorio.

En este caso, sí que se generan incidencias en función de la desviación con la hora fijada de entrada o salida y los márgenes de cortesía que el administrador haya indicado en la tabla R.I.M.

 

*Si se producen errores, no hay problema porque se puede modificar (siempre por parte del administrador del sistema). El programa deja constancia de todas las modificaciones, es decir un informe detallado imborrable de las alteraciones y sus motivos, a quien se le modifica, quien modifica, fecha, hora y motivo. Por ese motivo decimos que crea jurisprudencia.

 

*Administradores del sistema hay tantos como el administrador quiera, y depende de los permisos que le ofrezca el administrador principal al crear o editar su usuario.

 

Configurar las pantallas es tremendamente fácil, y sobre todo seguro. Tenemos un vídeo especial de fichaje web. si desea verlo está en la 4º pantalla del siguiente Link.

 

El control horario y la conciliación familiar

El control horario y la conciliación familiar

En muchas ocasiones se piensa que el establecer un control del horario de trabajo va en contra de la conciliación laboral, y probablemente sea porque no se han explicado las cosas bien.

En épocas anteriores, cuando el control horario laboral consistía en un terminal de control o un reloj para fichar, en el que solamente se podía marcar la hora de entrada y de salida, sólo se reflejaba el número de horas trabajadas y nada más, lo que probablemente no fuese muy conciliador, pero eso es cosa del pasado.

Un control horario en la actualidad, o hablando con propiedad, un control de presencia, además de controlar las horas trabajadas, también puede y debe incluir otras funciones como:

  •  Facilitar la gestión de vacaciones
  •  Crear y gestionar las solicitudes de permisos.
  • Permitir la justificación de ausencias.
  • Crear el calendario de turnos.
  • Gestionar las solicitudes de cambios de turno.

Controlar las horas trabajadas por los empleados, no significa establecer un estricto horario de entrada y salida; por supuesto que hay determinados trabajos en los que esto es aún necesario, como en las cadenas de montaje, o en trabajos que impliquen una atención al cliente, con un horario definido. Pero existen otros tipos de trabajo en los que es muy fácil establecer una política de flexibilidad horaria favorable a la conciliación laboral, y son muy fácilmente implementables a nivel técnico, con un sistema de control de presencia.

La implantación de un control de presencia como Checkingjob, que no implica la necesidad de dispositivos físicos, o la instalación de un software en los equipos de la empresa, permite tener un control sobre los empleados y el tiempo que trabajan, allí donde tengan que realizar su jornada laboral.

En el caso de Checkingjob, también se facilita la comunicación interna de la empresa y la optimización de la gestión de los recursos humanos; y si además usamos el módulo de planificación, asignando las tareas a clientes, podremos obtener informes de cobertura de empleados, de clientes o a nivel de empresa.

Con Checkingjob, la flexibilidad horaria se puede aplicar de varias formas:

  • Horario flexible: Se establece un horario estipulado, pero a través de la tabla de cortesía se establecen márgenes amplios de entrada salida, de forma que el empleado pueda entrar una hora antes o una hora después, y en función de esto, salir también con un margen amplio.
  • Elección de horario: se da la posibilidad de elegir al trabajador entre varios horarios, para que pueda elegir el que mejor se adecua a sus necesidades.
  • Horario Libre: El empleado se compromete a trabajar un número determinado de horas, pero el decide cuando las realiza.
  • Teletrabajo: aunque no sea un horario propiamente dicho, es una opción que permite al trabajador evitar desplazamientos, lo que en grandes ciudades puede suponer un enorme ahorro de tiempo y de dinero.

Esta flexibilidad horaria tiene muchas ventajas, tanto para el trabajador como para la empresa:

Beneficios para el trabajador:

  • Conciliación de la vida laboral: con un horario flexible, el trabajador se puede organizar y puede llevar a sus hijos al colegio, ir al banco o ir a una revisión médica sin tener que pedir permiso en el trabajo
  • Trabajar cómodo: la flexibilidad horaria no solo beneficia al trabajador con hijos, también se puede elegir un horario adaptado simplemente para evitar el tráfico en hora punta o ir al gimnasio a la hora que le convenga.
  •  Ahorro: al poder cuidar de sus hijos, el trabajador no tendrá que contratar a nadie para que lo haga o más horas de guardería; y si no se tiene que desplazar a diario, también ahorra en desplazamientos
  •  Menos estrés: todos estos beneficios hacen que el trabajador tenga menos preocupaciones que puedan afectar a su rendimiento.

Beneficios para la empresa

Las empresas que implanten estas medidas también se pueden beneficiar de muchas ventajas.

  •  Mejora la calidad de vida de sus empleados: los trabajadores  que necesitan conciliar su vida laboral y encuentran facilidades para hacerlo, o simplemente tienen la opción de elegir, tienen un nivel de satisfacción mucho mayor en su trabajo.
  •  Mejora del ambiente laboral: los empleados cuando sienten que se les tiene en cuenta, suelen estar mucho más motivados, por lo cual se comprometen más en cumplir los objetivos de su empresa.
  • Mejora de la productividad: tener a los trabajadores más contentos con su horario y con un buen ambiente laboral les hace sentir más comprometidos con la empresa, lo que hace que la productividad mejore y se cumplan los objetivos con más rapidez y facilidad.
  • Retención del talento: uno de los problemas habituales de recursos humanos en las empresas, es que los empleados con más talento, o más productivos, a menudo tendrán la oportunidad de cambiar de empresa, y aunque sin duda, el sueldo sigue siendo un factor determinante, a la hora de plantear un cambio de compañía, las medidas de flexibilidad horaria adecuadas aportan calidad de vida, y probablemente hagan que se lo piensen mucho antes de tomar la decisión.
  • Menos absentismo laboral: ofrecer a los trabajadores flexibilidad horaria reducirá mucho este problema, ya que, además de que el trabajador está más a gusto en su trabajo, si tiene algo importante que hacer en un momento concreto, no tendrá que ausentarse del trabajo; podrá simplemente entrar después, o salir antes de lo habitual para hacerlo.

El absentismo es un problema enorme para muchas empresas que se puede minimizar ofreciendo cierta flexibilidad en los horarios.

 

La flexibilidad horaria no está reñida con el control de horas trabajadas, de hecho, es conveniente que, para adoptar estas medidas, se opte por un implantar control de presencia, como Checkingjob, que permita dar cierta libertad a los empleados y a la vez poder controlar las horas trabajadas por parte de la empresa. De esta forma no se generan malentendidos ni situaciones de abuso por parte del  trabajador ni del empresario.

Registrando las horas trabajadas, se puede compatibilizar perfectamente la flexibilidad horaria con el control del negocio por parte del empresario, con lo cual ambas partes saldrán beneficiadas.

Si lo desea, puede solicitar una prueba gratuita y sin compromiso de  Checkingjob.

Optimizar la gestión de los recursos humanos con Checkingjob

Optimizar la gestión de los recursos humanos con Checkingjob.

De todos los recursos de una empresa, los recursos humanos son uno de los activos estratégicos más importantes de la empresa, y es posible que no se les otorgue la importancia que tienen, o que no los gestionemos igual que el resto de activos.

Estamos acostumbrados a medir las ventas, los ingresos y los gastos y los beneficios, todo esto lo medimos con datos tangibles, pero a la hora de evaluar a los empleados, casi nunca hay un dato objetivo en el que basarse, y pocas veces se analiza en profundidad el coste de oportunidad que genera; si sabemos que teniendo datos podemos tomar mejores decisiones; ¿por qué muchas veces no aplicamos esa misma lógica a la gestión de los recursos humanos?

Seguramente es porque no hemos encontrado una herramienta que nos facilite esta tarea, y por lo tanto lo hemos ido dejando de lado.

Una empresa casi siempre tiene su activo más importante en sus recursos humanos, todo lo medimos con datos tangibles, pero a la hora de evaluar a los empleados, casi nunca hay un dato objetivo en el que basarse, y pocas veces se analiza en profundidad el coste de oportunidad que genera.

Checkingjob, además de servir como un control horario, tiene otras muchas ventajas adicionales que nos permitirán mejorar la relación con los empleados, y sobre todo obtener informes con datos que nos ayudarán a tomar mejores decisiones.

El control de horas trabajadas es el pilar básico de Checkingjob, y nos permitirá conocer con exactitud la hora de entrada y salida de los empleados, evitando el absentismo laboral, pero tiene muchas más ventajas que detallamos a continuación:

  • El control horario no solo sirve como herramienta de control, también como base para determinar el coste de proyectos o el coste de oportunidad que se genera con cada hora perdida mediante el cuadro de mandos.
  • Se pueden crear los horarios o turnos para cada departamento o grupo de trabajo, etc. estableciendo los servicios mínimos necesarios.
  • La tabla RIM automatiza las tareas administrativas básicas, permitiendo establecer los márgenes de cortesía que se quieran establecer, así como determinar si hay quedar un toque de atención o generar recordatorios para enviar un justificante por ejemplo.
  • Permite gestionar las peticiones y aprobaciones de vacaciones, permisos, e incidencias, lo que mejora relación con los empleados, porque se puede contestar en menos tiempo, y genera menos malentendidos, lo que, junto a lo anterior, permite tomar decisiones con toda la información actualizada.
  • Con el módulo de planificación se pueden crear los cuadrantes de trabajo, y asignar las tareas a empleados y a clientes, con lo que obtenemos los informes de cobertura de empleados, de clientes, y de negocio, lo que nos ofrece información valiosa para ver la carga de trabajo, y poder redistribuir esta de forma más eficaz o ver si necesitamos contratación extra par aun nuevo proyecto.
  • Es una herramienta de comunicación interna muy eficaz, porque permite a los administradores enviar comunicados de forma ágil, evitando la desinformación, que puede generar malestar en los trabajadores y muchas veces no se soluciona a tiempo.
  • Permite a todos lo usuarios la comunicación con otros usuarios a través del chat de empresa, lo que facilita el contacto y agiliza la comunicación, quedando todo registrado.
  • Con Checkingjob el administrador tiene acceso a la información de todos los empleados, y el empleado tiene acceso a toda la información relativa a su actividad, de forma que se evitan malentendidos innecesarios, porque todo queda registrado.
  • Al ser un software en la nube facilita la comunicación entre distintas sedes porque se puede fichar y mantener el contacto directo con la empresa.
  • La aplicación para dispositivos móviles permite que usuarios y administradores dispongan de la información a tiempo real y puedan realizar gestiones estén donde estén.
  • Además, permite mejorar la conciliación laboral porque a través de la aplicación se puede informar de cualquier incidencia y permite fichar desde casa, (previa autorización) lo que facilita el teletrabajo.

En definitiva, con Checkingjob podemos optimizar la gestión de los recursos humanos en cuanto a tres pilares fundamentales:

  • Motivación laboral: los empleados tienen la información al alcance de la mano, y saben que si lo merecen tienen argumentos sólidos para estar mejor considerados, al igual que, al contrario, tienen un estímulo para mejorar.
  • Comunicación Interna: En este aspecto se consiguen mejoras notables tanto por las herramientas de comunicación, como por el acceso a la información, y la facilidad de gestión.
  • Evaluación del desempeño y competitividad: el control de presencia y el seguimiento de las tareas, nos ayuda a determinarlas con más datos objetivos, junto a otros aspectos a tener en cuenta.

Si está decidido a optimizar la gestión de los recursos humanos de su empresa, no dude en solicitar una prueba de Checkingjob, y tendrá la oportunidad de probarlo sin compromiso.

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