Control de presencia

Las ETT tienen su mejor aliado en Checkingjob

Las ETT tienen su mejor aliado en Checkingjob control de presencia

Las empresas de trabajo temporal o ETT, se dedican a contratar trabajadores y cederlos luego a otras empresas de forma temporal, al tratarse de contratos temporales, deben de llevar un registro y control de las horas trabajadas por los empleados mediante un registro diario, tanto para elaborar las nóminas correctamente como para evitar sanciones por la inspección de trabajo, pero en la mayoría de los casos, el trabajador desarrolla su jornada laboral lejos o muy lejos de la empresa que realmente lo tiene contratado, y además es otra empresa la que organiza los turnos, y las tareas a desarrollar, por lo que su control sobre la jornada laboral del trabajador es mínimo, salvo que la empresa receptora tenga ya instalado un control de presencia, la ETT está obligada a esperar cada mes a que el trabajador vaya a la oficina o un empleado se desplace hasta el lugar de trabajo, y le entregue una hoja de control horario laboral: un documento donde se contabilizan el número de horas trabajadas diariamente y el tipo (normal, extra, nocturna)  firmado por la empresa y el trabajador para poder emitir tanto la nómina del trabajador como la factura a su cliente. Lo que supone, en cualquier caso, una pérdida de tiempo, y acaba generando retrasos en los pagos y en los cobros, termina causando malestar en los trabajadores y acaba repercutiendo negativamente tanto en la ETT como en su cliente.

Cómo agilizar la entrega del control de horas trabajadas?:

Si implementa Checkingjob, la ETT, podrá tener controladas las horas trabajadas por sus empleados, sin tener que instalar software o dispositivos en cada uno de los lugares donde tenga Seguir leyendo “Las ETT tienen su mejor aliado en Checkingjob”

El control de presencia Checkingjob facilita la gestión de las asesorías

El control de presencia Checkingjob facilita la gestión de las asesorías

Las asesorías laborales cuentan con una herramienta que les puede facilitar la parte administrativa de la gestión de nóminas de sus clientes de forma significativa, si les anima a implementar el control de presencia Checkingjob en sus empresas, a continuación os indicamos cuales son las principales ventajas:

Cuales son las ventajas para el asesor:

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Ventajas de implementar un control de presencia en una empresa de servicios

Ventajas de implementar un control de presencia en una empresa de servicios

Hoy queremos hablaros de las ventajas de implementar el control de presencia Checkingjob para las empresas de servicios

No queremos dejar de recordar que el registro de las horas trabajadas es obligatorio por ley, para los trabajadores contratados a tiempo parcial, y más que recomendable para el resto de trabajadores, pero más allá de del interés legal de llevar un sistema automatizado de control horario de los trabajadores, hoy queremos resaltar otras muchas ventajas de implantar el control de presencia avanzado Checkingjob:

  • Tendrá organizado que empleados tiene disponibles en cada momento y además podrá:
  • Gestionar solicitudes,  vacaciones, cambios de horario, turnos, rutas.., y actualizando la información al instante.
  • Determinar los servicios mínimos necesarios para prevenir errores o malentendidos a la hora de conceder vacaciones.
  • Establecer los márgenes de error aceptables en las horas de fichaje, si así lo desea, automatizando los toques de atención que usted decida.
  • Establecer cuadrantes de trabajo, con tareas vinculadas o no a clientes.
  • Saber si tiene personal disponible o necesitará contratar algún extra, si le solicitan un trabajo en un horario determinado.
  • Saber cuándo tendrá un empleado disponible para realizar un trabajo determinado.
  • Con los informes de cliente sabrá si su cliente tiene cubiertas todas las horas que necesita.
  • Con los informes de empleado, sabrá si están saturados de trabajo, o si tienen horas libres en las que poder asignarles otras tareas.
  • Establecer rutas de trabajo y fijar puntos de control dentro de las mismas, para un solo empleado, o para varios.
  • Implementar la geolocalización recibiendo la posición de su empleado en el momento de fichar, mediante localización exacta, sin posibilidad de manipulación.
  • Recibir fichajes con foto al inicio y al final de la tarea, teniendo así tanto el tiempo trabajado, como el estado inicial y el resultado final del trabajo, por lo que podrá facturar al cliente con pruebas y sabrá exactamente el trabajo realizado por su empleado o colaborador.
  • Integrar la información de Checkingjob con los programas que use habitualmente: con su ERP, para gestionar la facturación, y con su departamento de recursos humanos o su gestor, para gestionar las nóminas.
  • Comunicarse con todos sus empleados, o enviar mensajes selectivos a través del sistema de mensajes de la aplicación.

Si todo esto aún no le ha convencido, permítanos recordarle que:

  • No necesitará inversión inicial.
  • No necesita comprar dispositivos físicos (aunque se pueden vincular a Checkingjob si es necesario)
  •  Se paga en función del número de usuarios.
  • Sólo necesitará un navegador web para acceder al sistema.
  • La App es totalmente funcional tanto para el empleado como para el administrador.

 

Si usted tiene una empresa de servicios, no espere más y pruébelo 10 días sin compromiso, solamente necesitará unos minutos para registrarse y dar de alta su empresa.

¿Que es el Plan Director por un Trabajo Digno?

¿Que es el Plan Director por un Trabajo Digno del Ministerio de Trabajo, y qué significa para las empresas?

Según palabras del ministerio: “El objetivo principal del Plan es recuperar derechos laborales y mejorar la calidad del empleo y de las condiciones de trabajo. Al aproximarnos a dicho objetivo, reforzamos además la garantía de sostenibilidad presente y futura de nuestra Seguridad Social y de las prestaciones sociales”.

El Plan, que desde el 1 de agosto se ha puesto en marcha cuenta con 75 medidas, 55 de carácter operativo y 20 organizativo. desarrollará 2 planes de choque y se verá sometido a acciones de seguimiento y evaluación de objetivos.

Las medidas de carácter operativo se orientan fundamentalmente a 5 objetivos:

  • Luchar contra los contratos temporales fraudulentos.
  • Luchar contra los abusos en la contratación a tiempo parcial, los excesos de jornadas y horas extraordinarias no pagadas ni compensadas.
  • Proteger los derechos fundamentales y la promoción de la igualdad.
  • Regularizar a los “falsos autónomos”.
  • Garantizar los derechos sindicales para luchar contra la explotación laboral.

En definitiva,se trata de una serie de medidas encaminadas a evitar el fraude con los contratos a tiempo parcial, y temporales, especialmente en los sectores del comercio y la hostelería, y contribuir a una mayor protección a los trabajadores.

¿Qué significa esto para las empresas?

Seguir leyendo “¿Que es el Plan Director por un Trabajo Digno?”

Crear usuarios en Checkingjob

Como crear usuarios nuevos en Checkingjob

Una vez dada de alta la empresa y la primera tienda (para lo que tenemos la ayuda guiada del asistente de creación), debemos crear usuarios, por lógica, el primero a crear siempre es el administrador pero este se genera necesariamente durante la activación, no obstante, vamos a explicar desde cero, como crear un nuevo usuario, lo que nos servirá como guía para  crear todos los tipos de usuario.

Cuando accedemos al sistema, en el menú lateral izquierdo, tenemos el acceso a la gestión de usuarios,  y seleccionando este, la primera entrada es Nuevo Usuario

 

Al acceder a esta entrada, nos aparece un pantalla en la que tendremos que elegir el tipo de usuario dentro de las opciones disponibles.

Tipos de usuario

Dentro de Checkingjob, tenemos seis tipos de usuario distintos en función de las características y funcionalidades y pueden ser:

  • Trabajadores: Por cuenta ajena o autónomos.
  • Clientes: con fichaje o sin fichaje
  • Colaboradores: sin fichaje o con puntos de ruta.

junto a cada tipo de usuario nos indica el número de usuarios que tenemos disponibles de los contratados, si ese tipo de usuario tiene turno y/o fichaje, si se incluye en las licencias de planificación y geolocalización, si puede tener acceso al sistema, y por ultimo una descripción de dónde se incluye la información de dicho usuario.

 

 

En este caso seleccionaremos trabajador por cuenta ajena (empleado) y nos aparece la pantalla donde debemos introducir los datos personales del usuario, y generar en su caso un usuario y contraseña; una vez completados, guardamos y la pantalla se actualiza mostrándonos que el usuario está activado.

 

Ya tenemos el usuario activo

 

Esto quiere decir, que nos aparece la ficha completa de usuario, donde podemos añadir o editar los datos laborales, configurar turnos, acceder al calendario, editar sus permisos, gestionar los permisos de acceso, asignarle los distintos tipos de fichaje que consideremos necesario y las opciones de los mismos, un requisito a tener en cuenta es que para poder fichar, hemos de asignarle una tarjeta y definir la fecha de inicio de fichaje, mientras que no tenga una tarjeta asignada, le parecerá el siguiente mensaje recordatorio al final de la ficha:

 

 

En definitiva, una vez creado, tenemos acceso a la gestión completa de su ficha, a la que podemos acceder siempre que sea necesario, desde el menú izquierdo.

 

Esperamos que les haya servido de ayuda, y en sucesivas entradas iremos explicando la creación de turnos y otras acciones, en cualquier caso, recuerde que siempre que lo desee, tendrá disponible la guía de ayuda (a la derecha de la pantalla), que le indicará en todo momento la composición de la pantalla en la que se encuentre y las posibles acciones a realizar en  esta, puede buscar cualquier otra duda dentro de esta, pero no se preocupe, que cuando acceda a otra pantalla, la guía de ayuda se volverá a situarse de nuevo en su pantalla.

 

 

 

 

Añadir datos a listas desplegables

¿Que es añadir datos a listas desplegables?

En Checkingjob existen campos que se rellenan mediante la elección de una lista que se despliega, como por ejemplo, el campo de tipo de contrato que hay al dar de alta a un empleado.

Estas frases que se pueden elegir, están ahí porque previamente, el administrador del programa o la persona encargada de gestionarlo lo ha introducido de forma fácil y sencilla.

En 1º lugar vamos al menú superior de la pantalla principal o dashboard de inicio y elegimos las listas desplegables.

Ahora vamos a poder elegir entre 7 opciones, pero solo 6 son editables:

En cada una de las opciones, lo único que haremos será rellenar el nombre y los que nos vaya pidiendo en la parte de arriba y luego añadimos. Cuando lo hacemos vemos que ya aparece en la parte de abajo.

 

Le damos al botón de añadir y el resultado es:

El botón de color verde significa que algún cliente ya ha usado esa cuota. Las que no están coloreadas, significa que aunque estén en la lista para elegir, todavía ningún cliente la ha usado.

Y ¿Donde vemos lo que hemos incluido?

Lo vemos en el campo de los usuarios clientes que pagan una cuota. Si desplegamos ese campo veremos la nueva opción que hemos incluido:

 

Las listas que vamos creando, las podemos eliminar y crear tantas como queramos. Todas las opciones funcionan de la misma manera. Ahora pruébalo tu sol@ y si te ha solucionado y te ha gustado, puedes dejar un comentario, que para bien o para mal, siempre ayuda.

 

 

 

Crear turnos para usuarios

¿Que es un turno de trabajo y porqué es necesario para el control de horas trabajadas?

En esta ocasión vamos a crear un turno de trabajo, algo importante si queremos que nuestros empleados puedan fichar, y podamos tener así un control de horas trabajadas, es que tengan un turno, o  un horario determinado en el que poder fichar, y con el que poder comparar las entradas y salidas.

En la mayoría de los casos, los turnos son fijos y además compartidos por varios empleados, lo que simplifica la la tarea, pero en Checkingjob también se pueden crear turnos específicos  para determinados empleados o para momentos puntuales, de forma que cualquier empleado, tenga el horario que tenga pueda fichar y por lo tanto se le pueda incluir dentro del informe de control de horas trabajadas sin mayor complicación para el empresario.

Normas básicas para poder crear un turno:

En Checkingjob se pueden crear turnos prácticamente sin limites, sólamente hay que tener en cuenta algunas normas:

  • No se puede crear un turno que exceda el horario definido en la tienda (empresa), esto es sencillo de entender, si la empresa tiene un horario de lunes a sábado 8:00 a 20:00 por ejemplo, no se podrá crea un turno en domingo, o de 21:00 a 23:00 horas.

(no confundir con el horario de apertura o similares) si se necesita un turno diferente, sólo hay que modificar primero el horario de la tienda.

  • No se puede asignar un turno a un empleado si este ya tiene uno asignado y se solapan en algún momento, si se necesita crear uno que solapa con otro ya asignado, primero hemos de modificar el anterior, o quitar la asignación a ese usuario.
  • Se pueden crear tantos tramos horarios como queramos, dentro del mismo turno, siempre que no se solapen entre ellos.

Como crear un turno de trabajo en Checkingjob

En primer lugar nos situamos en el menú lateral izquierdo, y dentro de Gestión de usuarios, seleccionamos “editar turno”

En la pantalla nos parecerá entonces un listados de los turnos existentes en la empresa (y un indicador de si están activos o no), y arriba a la derecha seleccionamos el botón  “crear turno”.

La pantalla nos indicará entonces que debemos darle un nombre y asignarle (si lo deseamos) un departamento (sólo afectará para las vacaciones de empresa), también tenemos la opción de señalar si es de carácter permanente o para un período concreto  (por ejemplo la semana santa)

 

Una vez  determinado el nombre y confirmados dichos parámetros,  pulsamos el botón “guardar” y si no hay ningún error, nos confirmará que se ha creado con éxito, apareciendo debajo la herramienta de configuración, donde podremos seleccionar el rango (si queremos crear un turno semanal, diario, quincenal etc.)

Una vez establecido el rango, seleccionaremos los días y horas que conformarán el turno, así como los descansos establecidos, y los servicios mínimos si lo hay, en caso de ser un horario partido no hay problema, se pueden añadir tantos tramos como sea necesario (siempre que no se solapen, y estén dentro del horario de la empresa o la tienda)

Los tramos creados irán apareciendo debajo, cuando lo tengamos definido, guardamos los cambios.y ya tendríamos el turno creado.

en el ejemplo, al tratarse de un turno nuevo, nos indica que no hay usuarios en este horario

Editar o borrar un turno ya creado:

Por supuesto, los turnos ya creados se pueden editar, siempre teniendo en cuenta si están o no activos, y tienen usuarios asignados, en este caso nos lo indicaría en la parte baja de la pantalla. Hay que tener en cuenta que los cambios serán efectivos a partir del día siguiente a realizar el cambio.

Si se desea borrar un turno, es posible hacerlo, pero siempre que no tenga ningún usuario asignado, en tal caso, habría que cambiar el turno activo de dicho usuario, y luego proceder a borrar el turno.

Otros usos de los turnos:

Checkingjob es más que un control horario de trabajadores,  y los turnos creados, también se pueden asignar a los clientes. algo muy útil por ejemplo para gimnasios, academias.., en definitiva cualquier negocio que necesite tener control de la presencia de sus clientes, ya sea para facturar, o para poder dimensionar correctamente los recursos.

Explicación de la Tabla R.I.M.

¿Que es la tabla R.I.M.?

La tabla RIM,  o reglas para el marcaje de incidencias, es una funcionalidad exclusiva de Checkingjob donde se introducen las reglas necesarias para gestionar de una forma rápida y eficaz, las incidencias de fichajes, lo que nos va a permitir dar cierta flexibilidad a los horarios establecidos, creando unos márgenes de cortesía y establecer la gestión automática de las incidencias de fichaje, de forma que solamente nos lleguen avisos por las incidencias de fichaje graves, aunque todas quedan registradas en el sistema.

Se produce una incidencia cuando un trabajador no ficha a la hora prevista, y según las reglas que usted haya establecido, Checkingjob lo archivará, dará un toque de atención al empleado, le pedirá un justificante, o avisará a su responsable, de esta forma, sólo le llegaran avisos en los casos que para usted son importantes, el resto de incidencias en el control horario de sus empleados, quedaran registradas automáticamente y sin molestarle.

Recuerde que la tabla RIM, sirve para dar cortesía a las incidencias, si las deja a 0, cualquier retraso o anticipo aunque sea en segundos, le llegará como incidencia a resolver.

¿Que son los márgenes de cortesía?

Cuando se introducen los datos de una empresa, el administrador de la empresa decide cuando un desvío en la hora de fichaje es relevante o no., estableciendo un margen temporal en el que no simplemente se registra el fichaje,

cuando el empleado fiche una vez que se supera el margen de cortesía, , también se puede establecer la acción que el sistema debe hacer, pudiéndose automatizar las distintas acciones que podemos determinar,

¿Automatizar la respuesta a las incidencias ?

Efectivamente, este sistema está pensado para ayudar al administrador, y para ello se pueden crear en función de la importancia de dicha incidencia, distintas acciones  y crear procesos administrativos automáticos.

  • Si es una incidencia menor, la incidencia quedará registrada sin mas,
  • si se considera de importancia, se puede establecer un toque de atención automático al empleado, recordándole  por ejemplo que debe entregar un justificante, o similar (el texto del toque de atención es editable)
  • Si la incidencia se  considera de gravedad, ademas de enviar un toque de atención al empleado, enviará un aviso al administrador  o a quien se designe) informando de la incidencia.
  • En caso de necesitarlo, nos permite establecer un tiempo límite de respuesta, y si lo deseamos, enviar recordatorios.

Esta diferenciación la puede modificar siempre que lo necesite, y añadir o incluso desactivar  incidencias, con el objetivo de filtrar las incidencias realmente importantes para el administrador, de esta forma sólo le llegaran avisos en los casos que para usted son importantes, el resto de incidencias en el control horario de sus empleados, quedaran registradas automáticamente y sin molestarle. Esto no quiere decir que en el informe de evaluación, no se vayan a restar los atrasos, es solo que si una empresa decide dar un margen de cortesía y ese margen no se supera,no genera avisos innecesarios.

Esta es sólo una de las ventajas de confiar en nuestro control de presencia avanzado,  si quiere puede ponerlo a prueba durante 10 días, sin compromiso , y si aún no le hemos convencido puede averiguar más en Checkingjob.com.

Mapa de Coberturas de negocio

Planificación checkingjob

Checkingjob es mucho más que un control de presencia, porque entre otras cosas, ofrece dentro de su módulo de planificación, Mapas de Coberturas. 

 

Los mapas de coberturas de Checkingjob se refieren a la situación y disponibilidad en la que se encuentran los Clientes, empleados, colaboradores y negocio. Disponemos de los siguientes informes de Coberturas:

COBERTURA DE HORARIOS: Nos informa de todos los turnos agrupados por Empleado día y Turno. Sirve para informar a los Empleados de su turno en el formato de Fecha que se quiera.

 

COBERTURA DE SERVICIOS MÍNIMOS: Situación actual y Resumida de Srv.Min. Es ideal para organizar las vacaciones sin tener miedo de equivocarse para cubrir los servicios mínimos necesarios. A medida que elegimos vacaciones el contador reduce o amplia el nº de personas que a cubrir por departamento y horario, haciéndonos conscientes de la realidad que resulta según las decisiones que tomemos.

 

COBERTURA DE ASIGNACIÓN DE TAREAS: Nos informa, agrupada por Empleado de todas las horas Asignadas y disponibles, diferenciadas por colores. Nos sirve para Asignar tareas a los tiempos disponibles de los Empleados.

 

COBERTURA DE CLIENTES: Nos informa si nuestros Clientes están cubiertos o no. Es decir si tienen algún Empleado asignado que les cubra el trabajo contratado con la Empresa.

 

COBERTURA DE EMPLEADOS: Es un Informe que suma el total de horas Contratadas, Asignadas y Disponibles. Su labor es Sacar el máximo partido a las horas de trabajo y controlar si se le pueden asignar más tareas. Además detalla cuantas horas pendientes de asignar Turno tengo en la bolsa de Empleados con Contrato por Horas.

 

COBERTURA DE NEGOCIOS: Es un informes que nos devuelve la información, tipo semáforo. Sirve para interpretar de un solo vistazo, la disponibilidad que tiene la empresa, según la suma de horas contratadas, menos las horas asignadas, dentro de su horario de tienda.

Si ya tengo un control de accesos, ¿para que un control de presencia?

Control de presencia mejor que reloj de fichar

 

Si ya tengo un control de accesos, ¿para que un control de presencia?

Un control de accesos en la puerta de una oficina o local, es un elemento de seguridad sin duda interesante, pero por sí solo o con un gestor básico que se limite ofrecer un listado de quien ha entrado o salido, no nos va a servir para llevar el control de las horas trabajadas por nuestros empleados, hay muchos empleados que no siempre están en la oficina y … Seguir leyendo “Si ya tengo un control de accesos, ¿para que un control de presencia?”

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