Publicaciones de Checkingjob

¿Qué es un reloj biométrico?

La biometria en el registro de la jornada laboral

La biometría es la aplicación de métodos estadísticos y cálculo en el estudio de los fenómenos para reconocer a las personas, basándose en las características del comportamiento.

Un reloj biométrico identifica cuando y quien entra y sale de un lugar, si al reloj biométrico se da aviso. Para dar aviso al reloj una clave es la forma más segura que existe para el individuo, ya que de esta forma no se expone ningún dato biológico personal en una base de datos que pueda ser jaqueada y utilizada para fines perversos.

Puede leer en este link los requisitos legales que debe cumplir una empresa para registrar datos de sus empleados por medio de un Reloj biométrico. 

Las claves deben ser personales e intransferibles, ya que no debemos permitir que otras personas sean los responsables de la evaluación de nuestro comportamiento. Es cierto que, si le damos nuestra clave a otra persona, puede salvarnos de algún apuro, pero esa persona, puede que mañana ya no sea de confianza o simplemente por descuido, acabe la clave en manos “no gratas”.

¿Como funciona un reloj en el servidor cuando se ficha? El sistema de la nube recoge los datos y los almacena en hora y lugar exactos, sin equivocaciones ni desconfiguraciones. El usuario, no es consciente de todos los pasos que tiene que cumplir un Servidor Seguro que almacena datos para clientes, pero son muchos y todos ellos están guiados por leyes. El paso que se protege con mayor seguridad es la hora, en que se interactúa “de cualquier forma” en una aplicación, que está conectada a un Servidor. El Servidor de Ceckingjob, es un profesional que se preocupa por Usted.

checkingjob.com

¿Que debería tener en cuenta antes de comprar un control de Presencia?

¿Que significa registrar el horario laboral legalmente?

Fichaje Legal significa que el medio que se utilice para registrar la jornada Laboral debe ser inviolable e inalterable. Significa que deben quedar rastros de todas las modificaciones, que debe guardar un histórico indestructible durante al menos cuatro años y que dicho medio debe cumplir con los requisitos que exige la Ley de protección de datos evitando almacenar los llamados Datos Sensibles como son la Hueya Dactilar o el Reconocimiento Facial entre otras.

7 Cuestiones básicas ``a tener en cuenta`` antes de comprar un control de presencia, para que sea una realidad, evitar las multas

Una cosa es lo que dice la Ley y otra, en que se basan los inspectores de trabajo para comprobar que esa ley se cumple:

El exceso de horas registradas se convierten en horas extras por lo tanto

  1. El programa debe permitir limitar los registros y reedirigirlos como incidencia de registros “no válidos”, creando un aviso de los registrados fuera del horario laboral para tratarlos.
  2. Que el programa contenga márgenes de cortesía de entradas, salidas y almuerzos para cumplir con los convenios o la política de la empresa.
  3. Debe contener Seguridad de inviolabilidad de los registros
  4. Que el Adquiriente o Empresario pueda cumplir con La Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de 4. Datos de Carácter Personal(LOPD)
  5. https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOEA199923750

4. Que el programa cumpla con la normativa de las claves criptográficas: https://www.incibe.es/protegetuempresa/blog/desempolvandopoliticasseguridadlascontrasenas

5. Que su sitio web cuente con un certificado de Seguridad en internet: https://www.certsuperior.com/CertificadosSeguridad.aspx

6. Que el programa cumpla con la Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico (LSSICE) https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2002-13758

7. Que sus datos estén alojados en un servidor de confianza y mantenga sus registros a salvo al menos 4 años. https://es.wikipedia.org/wiki/DigitalOcean

¿Qué preguntas necesita hacerse a si mism@ para comprar el control de presencia adecuado a las necesidades de su compañía?

  • ¿El fichaje es itinerante, fijo o ambos?
  • ¿Necesita comprobar que el fichaje se realiza en la dirección que ha ordenado?
  • ¿Quiere dispositivos específicos con instalación o prefiere usar dispositivos modernos como tableta, ordenador y móvil?
  • ¿Por qué método de fichaje quiere decidirse?…Tarjeta, contraseña, huella dactilar, detección facial.
  • ¿Qué requisitos legales necesito si me decido por la huella dactilar o facial?

https://protecciondatos-lopd.com/empresas/datos-biometricos/#Los_datos_biometricos_en_la_nueva_normativa

Evite las implicaciones negativas de no fichar adecuadamente

  • ¿Debería su empresa dejar fichar al empleado fuera de su horario?
  • ¿Se pueden modificar los registros de jornada por equivocaciones?
  • Si a alguien se le olvida fichar la salida no hay nadie que lo vigile¿Qué ocurrirá?
  • ¿Qué sucede si al finalizar la jornada no se ficha?
  • ¿Cómo deben contabilizarse las horas extras según la Ley?
  • ¿Qué implicaciones tiene fichar fuera de horario?

  • ¿Cómo se debe registrar la jornada laboral para evitar sanciones?
  • Checkingjob responde: Se debe de fichar haciendo coincidir el fichaje con:
  1. El horario, coincidiendo con lo firmado en el contrato de trabajo
  2. El convenio Laboral

5 Motivos de éxito en las empresas

El control de presencia avanzado le ayudará a economizar sus recursosSi ya tenemos todo lo necesario para comenzar un proyecto, como es el Plan de negocio, el plan de ventas, marketing estratégico y los procedimientos internos, ya solo te quedan 5 Motivos para tener éxito. Para mí son los principales.

1º Dirección impersonal.

Las grandes empresas tiene la situación perfecta para tener y mantener el éxito ya que son absolutamente impersonales y precisamente eso es precisamente el primer paso para tener y mantener el éxito. Se que esto que digo es contracorriente, pero al final es lo que sucede y los beneficios o pérdidas son los que mandan en el éxito empresarial. Una dirección impersonal no es contraria a justa, la diferencia en cuanto a la dirección personal es que la primera es objetiva, se basa en datos y no en emociones.

2º Rodearse de profesionales con el valor de la lealtad  alto.

Lo proyectos son igual que las batallas en campo abierto, al fin y al cabo, luchamos contra feroces adversarios por una cuota de mercado. Por ello es necesario saberse guardar las espaldas con soldados leales, personas que sepan esquivar y hacer su trabajo sin una constante vigilancia. Quizás esto es lo más difícil, porque la lealtad siempre tiene un precio y la dejadez está a la orden del día, pero vale la pena intentarlo. En conclusión rodearse de personas leales y profesionales será un pilar para nuestro éxito empresarial.

3º Utilizar herramientas de gestión adecuadas

Todos hemos oído hablar de acrónimos como CRM, ERP, Control de presencia etc. Sin embargo en la mayoría de los negocios pequeños lo que más impera es como mucho un TPV. Las empresas medianas o grandes, saben perfectamente que son herramientas de trabajo necesarias, porque ofrecen una información que elimina tiempos de análisis, porque ofrece información que hará que se transforme en ventas, porque ofrece la información exacta sobre el comportamiento de los trabajadores, para mantener reuniones objetivas, porque se eliminan tiempos de gestión de cobro y contabilidad, etc. Es extremadamente importante utilizar herramientas de gestión. Existen muchas gratuitas que están muy bien para empezar.

“No se puede hacer un puente, solo con un martillo”

4º Tenemos que aprender a interpretar nuestro mundo contable

Estoy más que acostumbrada a oír frases como, eso lo lleva mi gestor o asesor. Estamos muy equivocados en dejar ese control a nuestro asesor o gestor. Como la propia palabra indica un asesor, asesora sobre echos determinados que el director le pregunta y el gestor gestiona cosas como las nóminas. Pero la estrategia de dirección la debe llevar el director de su negocio. El asesor o gestor tiene su propio negocio que sacar a delante y seguramente sea muy distinto al de un negocio de mecánica, por ejemplo. En este caso el dueño de un negocio tiene que ser dual y saber sobre su negocio tanto como la interpretación de sus finanzas.

5º Dirección empática

La empatía es un término que reúne muchas cualidades y sobre todo sirve para vender. Vender una idea, vender un liderazgo, vender un producto, todo es venta, aunque no sea un producto, porque al fin y al cabo es convencer. Ponerse en el lugar de otra persona ofrece mucha ventaja para argumentar y si esto lo aliñamos con la asertividad, el buen final está servido.

 

 Y aún teniendo estos 5 requisitos, doy por hecho que el éxito de una empresa es imposible si no hay un gran luchador detrás, que nunca afloje sus fuerzas.

 

Checkingjob es un control de presencia hecho con la filosofía de un gran líder, si quieres probarlo solo tienes que enviarnos tus datos para que te preparemos un a demo especialmente con tu método de fichaje, así no tendrás que perder el tiempo y podrás valorar lo que compres.

 

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Candidato a los PremiosIn4 a la innovación

Checkingjob candidato a los PremiosIN4 a la innovación

Estamos orgullosos de anunciaros que Checkingjob participa en los III premios empresariales IN4Bankia en la categoría de Premio a la innovación

La candidatura de Trabajo Eficaz ha sido admitida como empresa que ha desarrollado un avance  importante dentro del mundo empresarial, junto a otras 34 empresas con sede en la provincia de Alicante a las que por supuesto deseamos suerte en el concurso.

¿Que es el Plan Director por un Trabajo Digno?

¿Que es el Plan Director por un Trabajo Digno del Ministerio de Trabajo, y qué significa para las empresas?

Según palabras del ministerio: “El objetivo principal del Plan es recuperar derechos laborales y mejorar la calidad del empleo y de las condiciones de trabajo. Al aproximarnos a dicho objetivo, reforzamos además la garantía de sostenibilidad presente y futura de nuestra Seguridad Social y de las prestaciones sociales”.

El Plan, que desde el 1 de agosto se ha puesto en marcha cuenta con 75 medidas, 55 de carácter operativo y 20 organizativo. desarrollará 2 planes de choque y se verá sometido a acciones de seguimiento y evaluación de objetivos.

Las medidas de carácter operativo se orientan fundamentalmente a 5 objetivos:

  • Luchar contra los contratos temporales fraudulentos.
  • Luchar contra los abusos en la contratación a tiempo parcial, los excesos de jornadas y horas extraordinarias no pagadas ni compensadas.
  • Proteger los derechos fundamentales y la promoción de la igualdad.
  • Regularizar a los “falsos autónomos”.
  • Garantizar los derechos sindicales para luchar contra la explotación laboral.

En definitiva,se trata de una serie de medidas encaminadas a evitar el fraude con los contratos a tiempo parcial, y temporales, especialmente en los sectores del comercio y la hostelería, y contribuir a una mayor protección a los trabajadores.

¿Qué significa esto para las empresas?

Seguir leyendo “¿Que es el Plan Director por un Trabajo Digno?”

Crear usuarios en Checkingjob

Como crear usuarios nuevos en Checkingjob

Una vez dada de alta la empresa y la primera tienda (para lo que tenemos la ayuda guiada del asistente de creación), debemos crear usuarios, por lógica, el primero a crear siempre es el administrador pero este se genera necesariamente durante la activación, no obstante, vamos a explicar desde cero, como crear un nuevo usuario, lo que nos servirá como guía para  crear todos los tipos de usuario.

Cuando accedemos al sistema, en el menú lateral izquierdo, tenemos el acceso a la gestión de usuarios,  y seleccionando este, la primera entrada es Nuevo Usuario

 

Al acceder a esta entrada, nos aparece un pantalla en la que tendremos que elegir el tipo de usuario dentro de las opciones disponibles.

Tipos de usuario

Dentro de Checkingjob, tenemos seis tipos de usuario distintos en función de las características y funcionalidades y pueden ser:

  • Trabajadores: Por cuenta ajena o autónomos.
  • Clientes: con fichaje o sin fichaje
  • Colaboradores: sin fichaje o con puntos de ruta.

junto a cada tipo de usuario nos indica el número de usuarios que tenemos disponibles de los contratados, si ese tipo de usuario tiene turno y/o fichaje, si se incluye en las licencias de planificación y geolocalización, si puede tener acceso al sistema, y por ultimo una descripción de dónde se incluye la información de dicho usuario.

 

 

En este caso seleccionaremos trabajador por cuenta ajena (empleado) y nos aparece la pantalla donde debemos introducir los datos personales del usuario, y generar en su caso un usuario y contraseña; una vez completados, guardamos y la pantalla se actualiza mostrándonos que el usuario está activado.

 

Ya tenemos el usuario activo

 

Esto quiere decir, que nos aparece la ficha completa de usuario, donde podemos añadir o editar los datos laborales, configurar turnos, acceder al calendario, editar sus permisos, gestionar los permisos de acceso, asignarle los distintos tipos de fichaje que consideremos necesario y las opciones de los mismos, un requisito a tener en cuenta es que para poder fichar, hemos de asignarle una tarjeta y definir la fecha de inicio de fichaje, mientras que no tenga una tarjeta asignada, le parecerá el siguiente mensaje recordatorio al final de la ficha:

 

 

En definitiva, una vez creado, tenemos acceso a la gestión completa de su ficha, a la que podemos acceder siempre que sea necesario, desde el menú izquierdo.

 

Esperamos que les haya servido de ayuda, y en sucesivas entradas iremos explicando la creación de turnos y otras acciones, en cualquier caso, recuerde que siempre que lo desee, tendrá disponible la guía de ayuda (a la derecha de la pantalla), que le indicará en todo momento la composición de la pantalla en la que se encuentre y las posibles acciones a realizar en  esta, puede buscar cualquier otra duda dentro de esta, pero no se preocupe, que cuando acceda a otra pantalla, la guía de ayuda se volverá a situarse de nuevo en su pantalla.

 

 

 

 

Añadir datos a listas desplegables

¿Que es añadir datos a listas desplegables?

En Checkingjob existen campos que se rellenan mediante la elección de una lista que se despliega, como por ejemplo, el campo de tipo de contrato que hay al dar de alta a un empleado.

Estas frases que se pueden elegir, están ahí porque previamente, el administrador del programa o la persona encargada de gestionarlo lo ha introducido de forma fácil y sencilla.

En 1º lugar vamos al menú superior de la pantalla principal o dashboard de inicio y elegimos las listas desplegables.

Ahora vamos a poder elegir entre 7 opciones, pero solo 6 son editables:

En cada una de las opciones, lo único que haremos será rellenar el nombre y los que nos vaya pidiendo en la parte de arriba y luego añadimos. Cuando lo hacemos vemos que ya aparece en la parte de abajo.

 

Le damos al botón de añadir y el resultado es:

El botón de color verde significa que algún cliente ya ha usado esa cuota. Las que no están coloreadas, significa que aunque estén en la lista para elegir, todavía ningún cliente la ha usado.

Y ¿Donde vemos lo que hemos incluido?

Lo vemos en el campo de los usuarios clientes que pagan una cuota. Si desplegamos ese campo veremos la nueva opción que hemos incluido:

 

Las listas que vamos creando, las podemos eliminar y crear tantas como queramos. Todas las opciones funcionan de la misma manera. Ahora pruébalo tu sol@ y si te ha solucionado y te ha gustado, puedes dejar un comentario, que para bien o para mal, siempre ayuda.

 

 

 

Crear turnos para usuarios

¿Que es un turno de trabajo y porqué es necesario para el control de horas trabajadas?

En esta ocasión vamos a crear un turno de trabajo, algo importante si queremos que nuestros empleados puedan fichar, y podamos tener así un control de horas trabajadas, es que tengan un turno, o  un horario determinado en el que poder fichar, y con el que poder comparar las entradas y salidas.

En la mayoría de los casos, los turnos son fijos y además compartidos por varios empleados, lo que simplifica la la tarea, pero en Checkingjob también se pueden crear turnos específicos  para determinados empleados o para momentos puntuales, de forma que cualquier empleado, tenga el horario que tenga pueda fichar y por lo tanto se le pueda incluir dentro del informe de control de horas trabajadas sin mayor complicación para el empresario.

Normas básicas para poder crear un turno:

En Checkingjob se pueden crear turnos prácticamente sin limites, sólamente hay que tener en cuenta algunas normas:

  • No se puede crear un turno que exceda el horario definido en la tienda (empresa), esto es sencillo de entender, si la empresa tiene un horario de lunes a sábado 8:00 a 20:00 por ejemplo, no se podrá crea un turno en domingo, o de 21:00 a 23:00 horas.

(no confundir con el horario de apertura o similares) si se necesita un turno diferente, sólo hay que modificar primero el horario de la tienda.

  • No se puede asignar un turno a un empleado si este ya tiene uno asignado y se solapan en algún momento, si se necesita crear uno que solapa con otro ya asignado, primero hemos de modificar el anterior, o quitar la asignación a ese usuario.
  • Se pueden crear tantos tramos horarios como queramos, dentro del mismo turno, siempre que no se solapen entre ellos.

Como crear un turno de trabajo en Checkingjob

En primer lugar nos situamos en el menú lateral izquierdo, y dentro de Gestión de usuarios, seleccionamos “editar turno”

En la pantalla nos parecerá entonces un listados de los turnos existentes en la empresa (y un indicador de si están activos o no), y arriba a la derecha seleccionamos el botón  “crear turno”.

La pantalla nos indicará entonces que debemos darle un nombre y asignarle (si lo deseamos) un departamento (sólo afectará para las vacaciones de empresa), también tenemos la opción de señalar si es de carácter permanente o para un período concreto  (por ejemplo la semana santa)

 

Una vez  determinado el nombre y confirmados dichos parámetros,  pulsamos el botón “guardar” y si no hay ningún error, nos confirmará que se ha creado con éxito, apareciendo debajo la herramienta de configuración, donde podremos seleccionar el rango (si queremos crear un turno semanal, diario, quincenal etc.)

Una vez establecido el rango, seleccionaremos los días y horas que conformarán el turno, así como los descansos establecidos, y los servicios mínimos si lo hay, en caso de ser un horario partido no hay problema, se pueden añadir tantos tramos como sea necesario (siempre que no se solapen, y estén dentro del horario de la empresa o la tienda)

Los tramos creados irán apareciendo debajo, cuando lo tengamos definido, guardamos los cambios.y ya tendríamos el turno creado.

en el ejemplo, al tratarse de un turno nuevo, nos indica que no hay usuarios en este horario

Editar o borrar un turno ya creado:

Por supuesto, los turnos ya creados se pueden editar, siempre teniendo en cuenta si están o no activos, y tienen usuarios asignados, en este caso nos lo indicaría en la parte baja de la pantalla. Hay que tener en cuenta que los cambios serán efectivos a partir del día siguiente a realizar el cambio.

Si se desea borrar un turno, es posible hacerlo, pero siempre que no tenga ningún usuario asignado, en tal caso, habría que cambiar el turno activo de dicho usuario, y luego proceder a borrar el turno.

Otros usos de los turnos:

Checkingjob es más que un control horario de trabajadores,  y los turnos creados, también se pueden asignar a los clientes. algo muy útil por ejemplo para gimnasios, academias.., en definitiva cualquier negocio que necesite tener control de la presencia de sus clientes, ya sea para facturar, o para poder dimensionar correctamente los recursos.

Explicación de la Tabla R.I.M.

¿Que es la tabla R.I.M.?

La tabla RIM,  o reglas para el marcaje de incidencias, es una funcionalidad exclusiva de Checkingjob donde se introducen las reglas necesarias para gestionar de una forma rápida y eficaz, las incidencias de fichajes, lo que nos va a permitir dar cierta flexibilidad a los horarios establecidos, creando unos márgenes de cortesía y establecer la gestión automática de las incidencias de fichaje, de forma que solamente nos lleguen avisos por las incidencias de fichaje graves, aunque todas quedan registradas en el sistema.

Se produce una incidencia cuando un trabajador no ficha a la hora prevista, y según las reglas que usted haya establecido, Checkingjob lo archivará, dará un toque de atención al empleado, le pedirá un justificante, o avisará a su responsable, de esta forma, sólo le llegaran avisos en los casos que para usted son importantes, el resto de incidencias en el control horario de sus empleados, quedaran registradas automáticamente y sin molestarle.

Recuerde que la tabla RIM, sirve para dar cortesía a las incidencias, si las deja a 0, cualquier retraso o anticipo aunque sea en segundos, le llegará como incidencia a resolver.

¿Que son los márgenes de cortesía?

Cuando se introducen los datos de una empresa, el administrador de la empresa decide cuando un desvío en la hora de fichaje es relevante o no., estableciendo un margen temporal en el que no simplemente se registra el fichaje,

cuando el empleado fiche una vez que se supera el margen de cortesía, , también se puede establecer la acción que el sistema debe hacer, pudiéndose automatizar las distintas acciones que podemos determinar,

¿Automatizar la respuesta a las incidencias ?

Efectivamente, este sistema está pensado para ayudar al administrador, y para ello se pueden crear en función de la importancia de dicha incidencia, distintas acciones  y crear procesos administrativos automáticos.

  • Si es una incidencia menor, la incidencia quedará registrada sin mas,
  • si se considera de importancia, se puede establecer un toque de atención automático al empleado, recordándole  por ejemplo que debe entregar un justificante, o similar (el texto del toque de atención es editable)
  • Si la incidencia se  considera de gravedad, ademas de enviar un toque de atención al empleado, enviará un aviso al administrador  o a quien se designe) informando de la incidencia.
  • En caso de necesitarlo, nos permite establecer un tiempo límite de respuesta, y si lo deseamos, enviar recordatorios.

Esta diferenciación la puede modificar siempre que lo necesite, y añadir o incluso desactivar  incidencias, con el objetivo de filtrar las incidencias realmente importantes para el administrador, de esta forma sólo le llegaran avisos en los casos que para usted son importantes, el resto de incidencias en el control horario de sus empleados, quedaran registradas automáticamente y sin molestarle. Esto no quiere decir que en el informe de evaluación, no se vayan a restar los atrasos, es solo que si una empresa decide dar un margen de cortesía y ese margen no se supera,no genera avisos innecesarios.

Esta es sólo una de las ventajas de confiar en nuestro control de presencia avanzado,  si quiere puede ponerlo a prueba durante 10 días, sin compromiso , y si aún no le hemos convencido puede averiguar más en Checkingjob.com.

Mapa de Coberturas de negocio

Planificación checkingjob

Checkingjob es mucho más que un control de presencia, porque entre otras cosas, ofrece dentro de su módulo de planificación, Mapas de Coberturas. 

 

Los mapas de coberturas de Checkingjob se refieren a la situación y disponibilidad en la que se encuentran los Clientes, empleados, colaboradores y negocio. Disponemos de los siguientes informes de Coberturas:

COBERTURA DE HORARIOS: Nos informa de todos los turnos agrupados por Empleado día y Turno. Sirve para informar a los Empleados de su turno en el formato de Fecha que se quiera.

 

COBERTURA DE SERVICIOS MÍNIMOS: Situación actual y Resumida de Srv.Min. Es ideal para organizar las vacaciones sin tener miedo de equivocarse para cubrir los servicios mínimos necesarios. A medida que elegimos vacaciones el contador reduce o amplia el nº de personas que a cubrir por departamento y horario, haciéndonos conscientes de la realidad que resulta según las decisiones que tomemos.

 

COBERTURA DE ASIGNACIÓN DE TAREAS: Nos informa, agrupada por Empleado de todas las horas Asignadas y disponibles, diferenciadas por colores. Nos sirve para Asignar tareas a los tiempos disponibles de los Empleados.

 

COBERTURA DE CLIENTES: Nos informa si nuestros Clientes están cubiertos o no. Es decir si tienen algún Empleado asignado que les cubra el trabajo contratado con la Empresa.

 

COBERTURA DE EMPLEADOS: Es un Informe que suma el total de horas Contratadas, Asignadas y Disponibles. Su labor es Sacar el máximo partido a las horas de trabajo y controlar si se le pueden asignar más tareas. Además detalla cuantas horas pendientes de asignar Turno tengo en la bolsa de Empleados con Contrato por Horas.

 

COBERTURA DE NEGOCIOS: Es un informes que nos devuelve la información, tipo semáforo. Sirve para interpretar de un solo vistazo, la disponibilidad que tiene la empresa, según la suma de horas contratadas, menos las horas asignadas, dentro de su horario de tienda.

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