Como crear usuarios nuevos en Checkingjob

Una vez dada de alta la empresa y la primera tienda (para lo que tenemos la ayuda guiada del asistente de creación), debemos crear usuarios, por lógica, el primero a crear siempre es el administrador pero este se genera necesariamente durante la activación, no obstante, vamos a explicar desde cero, como crear un nuevo usuario, lo que nos servirá como guía para  crear todos los tipos de usuario.

Cuando accedemos al sistema, en el menú lateral izquierdo, tenemos el acceso a la gestión de usuarios,  y seleccionando este, la primera entrada es Nuevo Usuario

Al acceder a esta entrada, nos aparece un pantalla en la que tendremos que elegir el tipo de usuario dentro de las opciones disponibles.

Tipos de usuario

Dentro de Checkingjob, tenemos seis tipos de usuario distintos en función de las características y funcionalidades y pueden ser:

• Trabajadores: Por cuenta ajena o autónomos.
• Clientes: con fichaje o sin fichaje
• Colaboradores: sin fichaje o con puntos de ruta.

junto a cada tipo de usuario nos indica el número de usuarios que tenemos disponibles de los contratados, si ese tipo de usuario tiene turno y/o fichaje, si se incluye en las licencias de planificación y geolocalización, si puede tener acceso al sistema, y por ultimo una descripción de dónde se incluye la información de dicho usuario.

En este caso seleccionaremos trabajador por cuenta ajena (empleado) y nos aparece la pantalla donde debemos introducir los datos personales del usuario, y generar en su caso un usuario y contraseña; una vez completados, guardamos y la pantalla se actualiza mostrándonos que el usuario está activado.

Ya tenemos el usuario activo

Esto quiere decir, que nos aparece la ficha completa de usuario, donde podemos añadir o editar los datos laborales, configurar turnos, acceder al calendario, editar sus permisos, gestionar los permisos de acceso, asignarle los distintos tipos de fichaje que consideremos necesario y las opciones de los mismos, un requisito a tener en cuenta es que para poder fichar, hemos de asignarle una tarjeta y definir la fecha de inicio de fichaje, mientras que no tenga una tarjeta asignada, le parecerá el siguiente mensaje recordatorio al final de la ficha:

En definitiva, una vez creado, tenemos acceso a la gestión completa de su ficha, a la que podemos acceder siempre que sea necesario, desde el menú izquierdo.

Esperamos que les haya servido de ayuda, y en sucesivas entradas iremos explicando la creación de turnos y otras acciones, en cualquier caso, recuerde que siempre que lo desee, tendrá disponible la guía de ayuda (a la derecha de la pantalla), que le indicará en todo momento la composición de la pantalla en la que se encuentre y las posibles acciones a realizar en  esta, puede buscar cualquier otra duda dentro de esta, pero no se preocupe, que cuando acceda a otra pantalla, la guía de ayuda se volverá a situarse de nuevo en su pantalla.

¿Que es añadir datos a listas desplegables?

En Checkingjob existen campos que se rellenan mediante la elección de una lista que se despliega, como por ejemplo, el campo de tipo de contrato que hay al dar de alta a un empleado.

Estas frases que se pueden elegir, están ahí porque previamente, el administrador del programa o la persona encargada de gestionarlo lo ha introducido de forma fácil y sencilla.

En 1º lugar vamos al menú superior de la pantalla principal o dashboard de inicio y elegimos las listas desplegables.

Ahora vamos a poder elegir entre 7 opciones, pero solo 6 son editables:

En cada una de las opciones, lo único que haremos será rellenar el nombre y los que nos vaya pidiendo en la parte de arriba y luego añadimos. Cuando lo hacemos vemos que ya aparece en la parte de abajo.

Le damos al botón de añadir y el resultado es:

El botón de color verde significa que algún cliente ya ha usado esa cuota. Las que no están coloreadas, significa que aunque estén en la lista para elegir, todavía ningún cliente la ha usado.

Y ¿Donde vemos lo que hemos incluido?

Lo vemos en el campo de los usuarios clientes que pagan una cuota. Si desplegamos ese campo veremos la nueva opción que hemos incluido:

Las listas que vamos creando, las podemos eliminar y crear tantas como queramos. Todas las opciones funcionan de la misma manera. Ahora pruébalo tu sol@ y si te ha solucionado y te ha gustado, puedes dejar un comentario, que para bien o para mal, siempre ayuda.

¿Que es un turno de trabajo y porqué es necesario para el control de horas trabajadas?

En esta ocasión vamos a crear un turno de trabajo, algo importante si queremos que nuestros empleados puedan fichar, y podamos tener así un control de horas trabajadas, es que tengan un turno, o  un horario determinado en el que poder fichar, y con el que poder comparar las entradas y salidas.

En la mayoría de los casos, los turnos son fijos y además compartidos por varios empleados, lo que simplifica la la tarea, pero en Checkingjob también se pueden crear turnos específicos  para determinados empleados o para momentos puntuales, de forma que cualquier empleado, tenga el horario que tenga pueda fichar y por lo tanto se le pueda incluir dentro del informe de control de horas trabajadas sin mayor complicación para el empresario.

Normas básicas para poder crear un turno:

En Checkingjob se pueden crear turnos prácticamente sin limites, sólamente hay que tener en cuenta algunas normas:

• No se puede crear un turno que exceda el horario definido en la tienda (empresa), esto es sencillo de entender, si la empresa tiene un horario de lunes a sábado 8:00 a 20:00 por ejemplo, no se podrá crea un turno en domingo, o de 21:00 a 23:00 horas.

(no confundir con el horario de apertura o similares) si se necesita un turno diferente, sólo hay que modificar primero el horario de la tienda.

• No se puede asignar un turno a un empleado si este ya tiene uno asignado y se solapan en algún momento, si se necesita crear uno que solapa con otro ya asignado, primero hemos de modificar el anterior, o quitar la asignación a ese usuario.
• Se pueden crear tantos tramos horarios como queramos, dentro del mismo turno, siempre que no se solapen entre ellos.

Como crear un turno de trabajo en Checkingjob

En primer lugar nos situamos en el menú lateral izquierdo, y dentro de Gestión de usuarios, seleccionamos «editar turno»

En la pantalla nos parecerá entonces un listados de los turnos existentes en la empresa (y un indicador de si están activos o no), y arriba a la derecha seleccionamos el botón  «crear turno».

La pantalla nos indicará entonces que debemos darle un nombre y asignarle (si lo deseamos) un departamento (sólo afectará para las vacaciones de empresa), también tenemos la opción de señalar si es de carácter permanente o para un período concreto  (por ejemplo la semana santa)

Una vez  determinado el nombre y confirmados dichos parámetros,  pulsamos el botón «guardar» y si no hay ningún error, nos confirmará que se ha creado con éxito, apareciendo debajo la herramienta de configuración, donde podremos seleccionar el rango (si queremos crear un turno semanal, diario, quincenal etc.)

Una vez establecido el rango, seleccionaremos los días y horas que conformarán el turno, así como los descansos establecidos, y los servicios mínimos si lo hay, en caso de ser un horario partido no hay problema, se pueden añadir tantos tramos como sea necesario (siempre que no se solapen, y estén dentro del horario de la empresa o la tienda)

Los tramos creados irán apareciendo debajo, cuando lo tengamos definido, guardamos los cambios.y ya tendríamos el turno creado.

en el ejemplo, al tratarse de un turno nuevo, nos indica que no hay usuarios en este horario

Editar o borrar un turno ya creado:

Por supuesto, los turnos ya creados se pueden editar, siempre teniendo en cuenta si están o no activos, y tienen usuarios asignados, en este caso nos lo indicaría en la parte baja de la pantalla. Hay que tener en cuenta que los cambios serán efectivos a partir del día siguiente a realizar el cambio.

Si se desea borrar un turno, es posible hacerlo, pero siempre que no tenga ningún usuario asignado, en tal caso, habría que cambiar el turno activo de dicho usuario, y luego proceder a borrar el turno.

Otros usos de los turnos:

Checkingjob es más que un control horario de trabajadores,  y los turnos creados, también se pueden asignar a los clientes. algo muy útil por ejemplo para gimnasios, academias.., en definitiva cualquier negocio que necesite tener control de la presencia de sus clientes, ya sea para facturar, o para poder dimensionar correctamente los recursos.